Những điều bạn chưa biết về quy trình cung cấp vật tư

Vật tư, máy móc thiết bị (MMTB) đều là những thứ quan trọng được dùng để phục vụ cho công tác sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp nếu nếu muốn duy trì sự ổn định trong kinh doanh thì nên xây dựng cho doanh nghiệp của mình quy trình cung cấp vật tư – MMTB hiệu quả. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi trường hợp thiếu hụt vật tư – MMTB mà còn đảm bảo sự ổn định trong quá trình sản xuất.

Hãy tham khảo bài viết sau đây để có cái nhìn khách quan hơn về quy trình cung cấp vật tư – MMTB.

Mục đích của quy trình cung cấp vật tư – MMTB là gì?

Được biết, quy trình cung cấp vật tư – MMTB là thứ không thể thiếu đối với một dự án kinh doanh nào đó. Nó là một trong những yêu cầu bắt buộc với các BCH/CT. Vì thế, quy trình cung cấp vật tư – MMTB có một số yêu cầu khá khắt khe, điển hình như phải kịp thời cung ứng vật tư, máy móc cho dự án thi công, phải đưa ra thông tin về từng loại MMTB một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Bên cạnh đó, thông tin về ngày sử dụng và ngày trả hàng cũng phải được nêu rõ.

Mục đích chính của quy trình này là để giúp cho kế hoạch cung ứng vật tư – MMTB được diễn ra suôn sẻ, kịp thời, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí mà còn đảm bảo tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình cung cấp vật tư – MMTB được triển khai như thế nào?

Quy trình cung cấp vật tư – MMTB cho doanh nghiệp thường được thực hiện thông qua những công việc sau đây:

Xác định nhu cầu sử dụng vật tư, máy móc thiết bị một cách chính xác

Xác định chính xác nhu cầu sử dụng vật tư – MMTB của các bộ phận
Tổng hợp đầy đủ các nhu cầu sử dụng vật tư – MMTB của cả doanh nghiệp
Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm cho doanh nghiệp

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín cho doanh nghiệp của bạn

Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng vật tư – MMTB của cả doanh nghiệp, nhân viên cung ứng sẽ tiến hành nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp uy tín và chất lượng.

Đối với những lô hàng có giá trị lớn hoặc các loại vật tư mới thì nhân viên cung cấp phải nghiên cứu vô cùng kỹ lưỡng để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.
Đối với những loại vật tư – MMTB đã được sử dụng thường xuyên thì nhân viên cung cấp cần phải điều tra thêm thì mới có thể chọn được nguồn cung cấp tốt nhất.

Tiến hành soạn thảo hợp đồng, đơn đặt hàng vật tư – MMTB

Sau khi chọn được nhà cung ứng uy tín cho doanh nghiệp, bước tiếp theo trong quy trình cung cấp vật tư – MMTB là tiến hành lập ra đơn đặt hàng hay hợp đồng cung ứng. Thông thường, đơn đặt hàng hay hợp đồng cung ứng được thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: người mua sẽ lập đơn đặt hàng, thông qua quá trình đàm phán sẽ gặp mặt trực tiếp. Cuối cùng là ký kết hợp đồng cung ứng.
Cách 2: Người mua sẽ lập đơn đặt hàng, thông qua quá trình giao dịch bằng thư, email, fax,… Cuối cùng, nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng cũng như đồng ý ký hợp đồng.

Thực hiện công tác nhập kho vật tư, sau đó đem đi bảo quản, cuối cùng là cung cấp vật tư, máy móc cho những đơn vị nào đang có nhu cầu sử dụng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình cung cấp vật tư – MMTB cho doanh nghiệp. Sau khi đã tiếp nhận vật tư – MMTB, bộ phận cung ứng (hay bộ phận kho, quản lý vật tư) cần làm tốt các công việc sau đây: nhập kho vật tư, bảo quản và tiến hành cung cấp vật tư cho những đơn vị nào có nhu cầu sử dụng. Lưu ý là cần chú ý đến tính chất của từng loại vật tư để công tác bảo quản đạt hiệu quả tốt nhất.

Như vậy, quy trình cung cấp vật tư – MMTB đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự ổn định trong công tác sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, hãy lập ra quy trình cung cấp vật tư – MMTB thật hiệu quả để doanh nghiệp của bạn phát triển thật tốt nhé!